Lundi matin. 9h10. Jean-Claude n’est toujours pas là … Vous le savez déjà au fond de vous-même, celui il fera parti des rendez-vous manqués de la semaine.

Là, vous vous dites que vous auriez pu rester une demi-heure de plus au lit eu lieu d’affronter le froid et la grisaille hivernale…

Lorsque vous exercez en libéral, il n’y a rien de plus frustrant que de se retrouver face à un « lapin » – un client qui ne se présente pas à son rendez-vous.

Non seulement cela entraîne une perte de revenus, mais cela peut également compromettre le développement de votre cabinet.

Dans cet article, nous explorerons 6 stratégies anti-lapins pratiques pour minimiser les rendez-vous manqués en cabinet libéral et maximiser votre efficacité.

👉 Si vous êtes thérapeute et que vous voulez développer votre cabinet, alors cette vidéo va vous intéresser : Comment avoir 50 RDV par semaine dans ton cabinet libéral

Arme ultime contre les rendez-vous manqués : votre énergie

Avez-vous une énergie de leader dans votre cabinet ou bien est-ce que vous vous effacez devant les patients ?

Alors bien sûr, je ne suis pas en train de vous dire de vous comporter comme un général d’armée avec vos patients (quoi que … 😉)

Mais, il est évident que vous devez donner le ton dans votre cabinet.

Le cabinet, c’est comme une famille. Il y a les parents et les enfants. Les parents offrent un cadre rassurant aux enfants en mettant des règles et des limites. Le cabinet c’est pareil, et là le parent c’est vous.

Les patients attendent de vous des directives claires. Tout ce qu’ils veulent c’est être bien pris en charge.

Et les choses commencent généralement à se gâter quand le thérapeute perd le lead ou n’a pas confiance en lui, et se laisse déstabiliser par un patient.

Le patient perçoit cette incertitude ou ces insécurités émanant du thérapeute. Cela ne le sécurise pas, et donc il commence à ne plus respecter le thérapeute. Par exemple, il va arriver en retard, annuler à la dernière minute, ou même carrément oublier son rendez-vous.

Quand votre énergie est bien solide et alignée, alors voici quelques autres méthodes à mettre en place pour éviter les lapins en cabinet libéral.

6 Stratégies anti-lapins (rendez-vous manqués) 🐰

1. Confirmation de Rendez-vous Automatique

Intégrez un système de confirmation automatique des rendez-vous. Envoyez des rappels par SMS, e-mail ou via une application pour rappeler aux clients leur rendez-vous à venir. Cela réduit considérablement les rendez-vous manqués et augmente la probabilité que les clients honorent leurs engagements.

2. Politique d’Annulation Clair

Établissez une politique d’annulation claire dès le début. Informez les clients sur les délais d’annulation acceptables et les frais éventuels associés. Une politique transparente aide à dissuader les annulations de dernière minute et encourage la responsabilité.

Au cabinet, tout rendez-vous non annulé au moins 24h à l’avance est facturé. Je ne déroge à la règle que lorsque c’est la première fois, tout le monde a droit à l’erreur une fois. Mais je fais comprendre au patient que je lui fais une fleur et que c’est valable seulement pour cette fois.

Sinon bien sûr il y a le cas où il leur arrive quelque chose (un accident, un évènement grave) dans ce cas-là, évidemment on ne va pas facturer la personne pour son rendez-vous manqué. Ça serait vraiment ajouter l’insulte à l’injure.

3. Programmez les Rendez-vous à l’avance

En cabinet, c’est la méthode d’organisation que j’utilise. Je fais des ré-évaluations toutes les 6 visites, du coup j’explique au patient qu’on va réserver les 6 premières visites jusqu’à la prochaine ré-évaluation.

Généralement, les patients choisissent d’ailleurs d’eux-mêmes de payer ces 6 visites en une fois parce que c’est plus pratique pour tout le monde.

De cette façon, ils écrivent les rendez-vous dans leur agenda quand on les réserve ensemble. Je leur fais aussi bien comprendre qu’ils ont de la chance d’avoir une place dans l’agenda car avec une moyenne de 50-55 consultations par semaine, j’ai 2 semaines d’attente au cabinet.

Cela rajoute encore plus de valeur aux rendez-vous qu’ils ont posé, ce qui réduit naturellement les rendez-vous manqués.

4. Encouragez la Communication Ouverte

Ne soyez jamais fermé peu importe ce que le patient vous dit.

Si vous réagissez négativement, il y a des chances que le patient se ferme et ne communique plus avec vous de façon ouverte et transparente.

On ne sait jamais vraiment ce qu’il se passe dans la vie de nos patients, c’est pour cette raison que j’évite au maximum de juger les gens car je ne sais tout simplement ce qu’il se passe de leur côté parfois.

Établissez donc une communication ouverte avec vos patients. Encouragez-les à vous informer rapidement en cas d’imprévu ou de changement dans leur emploi du temps. Une communication proactive réduit les surprises de dernière minute.

Vous pouvez aussi utiliser le renforcement positif (comme avec les enfants 😉), et les encourager ou les remercier quand ils vous ont tenu au courant au moins 24h pour annuler.

5. Développez des Forfaits Prépayés

Proposez des forfaits prépayés avantageux pour encourager l’engagement à long terme. Les clients seront plus enclins à respecter leurs rendez-vous s’ils ont déjà investi dans un ensemble de séances.

Ça, c’est LA méthode d’organisation qui fait tourner ma clinique.

Plus besoin d’attendre 10 minute que mamie Claudette sorte son chéquier.

Non, non. Les rendez-vous sont réglés par CB en une fois. Cette somme est créditée sur le dossier du patient, et est débitée quand le patient vient au cabinet.

Vous vous épargner au moins 10 minutes par consultation à ne pas devoir reprendre un rendez-vous, ni faire payer à chaque.

Simplicité et efficacité doivent devenir vos meilleurs quand vous êtes installé en libéral, qui plus est sans assistante.

6. Impliquez les Clients dans leur Traitement

Favorisez l’implication des clients dans leur propre traitement en établissant des objectifs clairs et en les informant sur l’importance de la régularité des séances. Les clients investis sont plus susceptibles de respecter leurs engagements.

Finalement, ça reste la meilleure méthode pour garder vos patients, pour qu’ils aient envie de revenir vous voir. Il faut qu’ils aient l’impression que venir sert à quelque chose, qu’ils en retirent quelque chose.

On va chez le médecin à reculons parce qu’on a pas envie mais on est obligé.

Chez un thérapeute, c’est différent. Vous êtes dans le privé, vos services ne sont généralement pas pris en charge par la sécu. Donc la mentalité à adopter est à l’opposée de celle du médecin.

Vous devez donner aux gens envie de venir vous voir. On fait ça en donnant la meilleure expérience possible au patient, pas juste en se contentant de faire son travail. Montrez aussi au patient le progrès qu’il fait à chaque séance, ça lui donnera encore envie de progresser et de guérir.

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