Un agenda plein comme celui-ci, ça vous dit ? Voici pourquoi votre cabinet ne fonctionne pas.

Ça, c’est l’agenda de mon cabinet fin décembre 2023, soit 6 mois après l’ouverture. Cette semaine-là, j’ai du avoir 54 patients si mes souvenirs sont bons.

Aujourd’hui, vous n’en êtes peut-être pas encore là. Vous vous êtes peut-être déjà lancé mais sans les bonnes méthodes.

Le résultat ? Votre cabinet fonctionne un peu, mais il y a toujours un plafond que vous n’arrivez pas à dépasser. Pour certains ce sera 15 rendez-vous par semaine, pour d’autres ce sera la barre des 50 qu’il n’arrivent à dépasser.

Peu importe la situation dans laquelle vous vous trouvez, vous êtes au bon endroit.

Parmi tous les thérapeutes que j’ai accompagné jusqu’à maintenant, j’ai vu de tout.

Étudions maintenant ensemble les 3 problèmes principaux qui font stagner un cabinet libéral.

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Problèmes d’acquisition

Pourquoi votre cabinet ne fonctionne pas ?

L’acquisition de clients ou patients est une composante cruciale de la réussite d’un cabinet libéral. Cependant, plusieurs problèmes peuvent entraver ce processus et expliquent pourquoi votre cabinet ne fonctionne pas.

Voyons les deux problèmes majeurs liés à l’acquisition de nouveaux patients.

1. Mauvais ciblage

Pourquoi votre cabinet ne fonctionne pas ? L’étape numéro 1 est de comprendre les personnes que vous voulez toucher.

Le ciblage inadéquat est l’un des principaux obstacles à une acquisition de clientèle réussie. Il peut résulter d’une compréhension insuffisante du public cible ou d’une absence de stratégie de communication précise.

Vous devez définir clairement le groupe démographique idéal et adapter vos efforts de comm’ en conséquence. Ignorer cette étape pourrait faire stagner votre cabinet pour les 10 prochaines années, comme c’était le cas pour cette thérapeute :

Comment remédier à cela : Effectuez une analyse approfondie du marché pour déterminer les caractéristiques de votre cible. En utilisant ces informations, personnalisez votre message pour atteindre de manière plus précise les personnes susceptibles de bénéficier des services que vous offrez.

Plus votre message est pertinent pour la cible que vous voulez atteindre, plus vous aurez du succès en cabinet. Votre cabinet se remplira de manière automatique sans efforts de votre part.

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2. Pas assez de volume

Un autre problème fréquent dans l’acquisition de clients est le manque de volume, c’est-à-dire une insuffisance de personnes intéressées pour venir dans votre cabinet.

Cela peut être dû à un manque de visibilité ou à des méthodes dépassées comme distribuer des cartes de visites ou se reposer uniquement sur le bouche-à-oreille. Beaucoup de thérapeutes m’ont d’ailleurs confié que c’était un de leurs problèmes principaux, il n’arrive pas à faire connaître leur cabinet.

Comment remédier à cela : Une fois que vous avez bien identifié votre cible, utilisez les moyens mis à votre disposition aujourd’hui pour communique : les réseaux sociaux.

Utilisé de la bonne manière avec une stratégie de communication solide, ils peuvent être un atout redoutable.

Le problème c’est que beaucoup de thérapeutes ne savent pas comment s’y prendre, ni quoi poster pour que ça remplisse leur cabinet. Ils font donc quelques posts sur Instagram, ça ne leur ramène pas de clients, ils se découragent et baissent les bras.

Alors oui c’est vrai, juste poster sur Insta et avoir un joli feed ne vous apportera jamais de clients.

Ce qu’il faut développer c’est un message puissant.

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L’adresse efficace de ces problèmes d’acquisition peut considérablement améliorer la croissance de votre cabinet libéral et assurer une base solide de clients (patients) potentiels.

Problèmes de conversion

Voici l’autre étape majeure qui explique pourquoi votre cabinet ne fonctionne pas. Quand le ciblage est bon, la conversion des clients devrait être plus simple.

Un mauvais ciblage en amont engendre des problèmes tels que : des patients qui ne veulent pas revenir plus d’une fois, qui espèrent aller mieux en 2 séances alors que ça fait 20 ans qu’ils ont mal, des patients que vous n’aimez pas ou qui ne comprennent pas leur approche.

Quand le ciblage est correct alors un autre problème rentre en jeu : le manque de structure.

En premier lieu, qu’est-ce qu’un bon taux de conversion ?

Dans des métiers de services où il y a un lien fort entre celui qui donne le service (thérapeute ou accompagnant) et celui qui le reçoit (patient ou client), il n’est pas d’atteindre des taux de conversion de 80-90%.

Comment calcule-t-on ce chiffre ?

C’est très simple. Si votre offre standard est un forfait de 6 visites, alors le taux de conversion se mesure en divisant le nombre de nouveaux clients (ou patients) qui prennent cette offre sur le nombre total de nouveaux clients que vous avez reçu.

Prenons un exemple, si sur un mois j’ai reçu 20 nouveaux patients au cabinet et que 18 m’ont pris forfait de 6 visites, alors mon taux de conversion sur ce mois-ci est de 18/20×100 = 90%.

Votre taux de conversion est très personnel. Certains ont pour offre standard un forfait de 12 ou 24 visites, et ne considère qu’une conversion est valable seulement quand le client le prend ce forfait de 12 ou 24.

Il n’y a pas de formule unique qui marche pour tout le monde. C’est à vous de trouver le nombre de rendez-vous qui apporte le plus de résultats à vos clients.

Pourquoi beaucoup de thérapeutes n’arrivent pas à faire revenir leurs patients plus de 3 fois ?

La cause principale de ce problème est un manque de structure.

Il n’ont pas une idée claire du parcours client, c’est-à-dire les étapes par lesquelles le patient ou client va passer pour l’amener du point A au point B.

Ils ne donnent donc pas de recommandations claires au patient. Au lieu de ça, ils donnent des instructions vagues comme « on voit comment ça se passe et on avise » ou « on repose un rendez-vous ? ».

Dans ces situations, c’est que le patient ne se sent pas guidé par un professionnel compétent. On lui met trop de responsabilités sur le dos en le laissant décider de quand il veut revenir.

J’ai eu beaucoup de patients au cabinet qui me disent :
« Les autres praticiens que j’ai consulté ne m’ont jamais expliqué tout ce que vous m’avez dit aujourd’hui. Ils ne m’ont jamais donné un plan de soins clair et précis à suivre. »

• Comment créer une meilleure structure pour ses recommandations de soin ?
• Développez déjà une vision claire des étapes du parcours patient / client.
• Quelles sont les principales phases de soin dans votre cabinet ?
• De combien de rendez-vous a-t-il besoin pour atteindre ses objectifs ?
• Comment se passe la structure des visites ? Quelle routine suivez-vous ?
• Comment allez-vous ré-évaluer le progrès de vos patients ?
• Est-ce vous vous concentrez juste sur le symptôme de surface ou bien vous offrez à votre patient une vraie transformation en profondeur ?

Les réponses à ces questions seront indispensables pour ensuite créer vos scripts.

Pourquoi utiliser des scripts ?

Les scripts vous guident. Ils vous permettent non seulement de ne rien oublie d’important quand vous faites une première visite et un compte-rendu de résultats, mais peuvent aussi dramatiquement améliorer votre taux de conversion.

Si vous utilisez les bons mots, de la bonne manière avec les bons clients, ça peut tout changer dans votre cabinet.

Vous pouvez littéralement passer d’un thérapeute qui plafonne à 15 rendez-vous par semaine pendant 10 ans à un cabinet qui tourne à plus 50 consultations par semaine en moins de 6 mois.

Comme cette thérapeute qui a rejoint notre programme d’accompagnement LE SYSTÈME :

Problèmes de rétention

La rétention des clients est tout aussi cruciale que l’acquisition, mais de nombreux cabinets thérapeutiques rencontrent des défis liés à la fidélisation de leur clientèle.

Pourquoi votre cabinet ne fonctionne pas ?

Voici les deux problèmes majeurs liés à la rétention.

1. Manque d’éducation

Pour vous, ce que vous faites vous paraît complètement logique. Mais pour le patient, tout est nouveau la première fois qu’il vient dans votre cabinet.

Beaucoup de thérapeutes font l’erreur de ne pas communiquer assez clairement sur ce qu’ils font avec le patient par peur de soûler le patient, ou qu’il ne comprenne pas, ou bien encore la peur du ridicule.

Et c’est dommage car ils perdent l’opportunité d’éduquer leur patient.

Quand le patient comprend ce que vous faites, et qu’en plus il a des résultats supers, il va vous référer d’autres personnes.

Mais rien de tout ça n’arrivera si vous ne lui expliquez pas un minimum ce qu’il se passe dans son corps.

2. Manque de connexion

Autre erreur très commune.

Les patients sont attirés à vous pour qui vous êtes et ce que vous incarnez, plus que pour ce que vous faites.

L’erreur est de croire qu’il suffit uniquement d’être bon en technique pour réussir. C’est faux.

Les soft skills (compétences sociales) sont encore plus importantes que la techniques. Oui, je sais que ça fait mal à entendre mais c’est vrai.

La vérité c’est que vous pouvez être le meilleur du monde sur le plan technique, si le patient n’accroche pas avec vous, ou pire s’il ne vous aime pas, alors il ne reviendra pas.

Je sais que c’est dur à entendre. On se dit « j’ai déjà bossé tellement dur pour avoir mon diplôme et être bon en technique, ça suffit non ? »

Eh bien non, l’école nous maintient dans une petite bulle où avoir de bonnes notes et être bon en technique suffisent. Dans la réalité, c’est différent.

Nous sommes dans un domaine relationnel, le domaine du service. Et dans ces métiers, une bonne relation avec les clients est l’ingrédient qui construit ou qui casse une activité.

En conclusion, j’espère que cet article vous aurez aidé à comprendre où les choses coincent potentiellement dans votre activité.

Je trouve l’étude de cabinets libéraux fascinante. Ça révèle aussi souvent beaucoup de choses sur les thérapeutes eux-mêmes : leurs croyances limitantes, leurs peurs, ou leurs principes.

Si vous avez besoin d’un coup de pouce pour faire décoller votre cabinet, je vous suggère cette série de 14 emails de coaching sur comment développer votre cabinet en 2024 : inscrivez-vous ici. C’est gratuit.